Mengelola tenaga kerja dalam satu lokasi membutuhkan koordinasi yang baik. Tantangannya menjadi semakin kompleks ketika perusahaan memiliki banyak lokasi kerja (multi-site) dan menerapkan sistem kerja bergantian (multi-shift).

Data karyawan, jadwal kerja, absensi, pergantian shift, hingga laporan operasional harus dikelola secara konsisten di berbagai lokasi. Jika masih mengandalkan spreadsheet, dokumen manual, atau komunikasi melalui berbagai aplikasi yang tidak terintegrasi, proses monitoring dapat menjadi lebih sulit dan rentan terhadap kesalahan.

Dalam kondisi seperti ini, Workforce Management System dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu perusahaan mengelola tenaga kerja dan aktivitas operasional secara lebih terstruktur. Namun, setiap perusahaan memiliki pola kerja dan kebutuhan yang berbeda. Karena itu, tidak semua perusahaan dapat menggunakan sistem dengan alur yang sama. Pendekatan custom system dapat menjadi pilihan ketika perusahaan membutuhkan sistem yang dirancang mengikuti proses bisnis dan kebijakan internalnya.

Apa Itu Workforce Management System?

Workforce Management System (WFM) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas terkait tenaga kerja, mulai dari jadwal kerja, absensi, pembagian shift, pemantauan aktivitas, hingga pelaporan. 

Dalam operasional sederhana, perusahaan mungkin hanya membutuhkan sistem absensi. Namun, kebutuhan dapat menjadi jauh lebih kompleks ketika perusahaan memiliki:

• Banyak lokasi operasional
• Banyak karyawan
• Pola kerja multi-shift
• Supervisor di setiap lokasi
• Karyawan lapangan
• Jadwal kerja yang berbeda-beda
• Proses approval berjenjang
• Kebutuhan laporan dari setiap lokasi

Pada kondisi tersebut, sistem tidak hanya berfungsi untuk mencatat siapa yang hadir, tetapi juga membantu perusahaan mengetahui siapa yang bekerja, di mana mereka bekerja, kapan mereka bekerja, dan bagaimana aktivitas operasional berlangsung.

Mengapa Operasional Multi-Site dan Multi-Shift Lebih Sulit Dikelola?

1. Data Karyawan Tersebar di Banyak Lokasi

Perusahaan dengan banyak cabang atau site harus mengelola data tenaga kerja dari berbagai lokasi.

Jika setiap lokasi menggunakan file atau sistem berbeda, perusahaan akan kesulitan mendapatkan data terpusat.

Misalnya, bagian HR atau manajemen ingin mengetahui:

          Berapa jumlah karyawan aktif di seluruh site?

         Siapa saja yang hadir hari ini?

         Site mana yang mengalami kekurangan tenaga kerja?

         Berapa jumlah keterlambatan pada masing-masing lokasi?

Jika data masih harus dikumpulkan dari masing-masing site, proses pelaporan dapat membutuhkan waktu lebih lama.

2. Pengelolaan Shift Menjadi Lebih Kompleks

Pada perusahaan yang beroperasi 24 jam atau menggunakan beberapa shift, pengelolaan jadwal menjadi bagian penting dari operasional. Perubahan jadwal, pertukaran shift, karyawan yang tidak masuk, hingga kebutuhan pengganti harus dapat dipantau dengan baik. Tanpa sistem yang terstruktur, informasi mengenai jadwal kerja dapat tersebar melalui spreadsheet, grup chat, atau dokumen internal. Akibatnya, potensi terjadinya miskomunikasi dan ketidaksesuaian jadwal menjadi lebih besar.

3. Monitoring Kehadiran Tidak Cukup Hanya dari Data Absensi

Dalam operasional multi-site, perusahaan tidak hanya membutuhkan data kehadiran. Manajemen juga membutuhkan informasi mengenai lokasi kerja, jadwal, aktivitas, dan kondisi operasional. Karena itu, sistem workforce management dapat dirancang untuk menghubungkan data absensi dengan informasi operasional lainnya sehingga perusahaan memiliki gambaran yang lebih lengkap.

4. Laporan dari Setiap Site Harus Dikonsolidasikan

Supervisor di setiap lokasi biasanya memiliki tanggung jawab untuk membuat laporan operasional.Ketika jumlah site semakin banyak, proses pengumpulan laporan juga menjadi semakin kompleks.

Masalah yang sering muncul antara lain:

• Format laporan berbeda-beda
• Data terlambat dikirim
• Informasi tidak lengkap
• Terjadi duplikasi data
• Sulit melakukan pengecekan kembali

Dengan sistem terpusat, data dari berbagai lokasi dapat dikumpulkan dalam format yang lebih terstruktur.

Apa Saja yang Dapat Dikelola dalam Sistem Workforce Management?

Sistem workforce management dapat dirancang berdasarkan kebutuhan perusahaan. Beberapa proses yang umum diintegrasikan antara lain:

1. Manajemen Data Karyawan

Menyimpan informasi karyawan secara terpusat, termasuk data personal, jabatan, lokasi kerja, dan status kepegawaian.

2. Manajemen Jadwal dan Shift

Membantu mengatur jadwal kerja berdasarkan lokasi, divisi, posisi, maupun pola shift.

3. Absensi

Mencatat kehadiran karyawan sesuai metode yang digunakan perusahaan.

4. Monitoring Multi-Site

Memberikan gambaran aktivitas tenaga kerja dari berbagai lokasi dalam satu sistem.

5. Approval

Mendigitalisasi proses pengajuan dan persetujuan seperti perubahan jadwal, izin, lembur, atau kebutuhan operasional lainnya.

6. Laporan

Menghasilkan laporan berdasarkan periode, lokasi, divisi, shift, maupun parameter lain yang dibutuhkan manajemen.

Sistem Custom untuk Kebutuhan Operasional yang Berbeda

Salah satu tantangan dalam digitalisasi workforce management adalah tidak semua perusahaan memiliki proses kerja yang sama. Perusahaan manufaktur, perusahaan jasa, perusahaan outsourcing, perusahaan logistik, hingga perusahaan dengan tenaga kerja lapangan dapat memiliki aturan dan kebutuhan yang berbeda.

Misalnya, satu perusahaan membutuhkan:

         Absensi → Shift → Approval → Payroll

Sementara perusahaan lainnya membutuhkan:

        Penempatan Site → Absensi → Monitoring Aktivitas → Laporan Supervisor → Approval → Rekap

Karena perbedaan tersebut, penggunaan sistem yang terlalu kaku terkadang justru membuat perusahaan harus menyesuaikan proses internalnya dengan sistem.

Custom system mengambil pendekatan sebaliknya. Sistem dirancang berdasarkan proses bisnis perusahaan sehingga fitur, alur kerja, hak akses, dan laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Bagaimana Afindo Membantu Mengembangkan Sistem Custom?

Afindo Informatika memiliki pengalaman dalam pengembangan sistem informasi custom yang disesuaikan dengan proses bisnis organisasi. Afindo tidak hanya menawarkan sistem siap pakai, tetapi memulai pengembangan melalui pemahaman terhadap kebutuhan dan alur kerja organisasi.

Dalam kebutuhan workforce management, pendekatan tersebut memungkinkan sistem dirancang berdasarkan kondisi operasional yang sebenarnya.

1. Analisis Proses Bisnis

Tahap pertama adalah memahami bagaimana perusahaan menjalankan operasionalnya. Mulai dari struktur organisasi, lokasi kerja, pola shift, proses absensi, approval, hingga kebutuhan reporting.

2. Menentukan Kebutuhan Sistem

Setelah proses bisnis dipahami, kebutuhan sistem dapat dipetakan menjadi fitur dan alur kerja.

3. Perancangan Sistem

Sistem kemudian dirancang dengan memperhatikan kebutuhan pengguna, mulai dari karyawan, supervisor, HR, hingga manajemen.

4. Pengembangan Custom

Sistem dikembangkan sesuai kebutuhan yang telah disepakati sehingga tidak sekadar menggunakan fitur standar.

5. Pengujian dan Implementasi

Sebelum digunakan, sistem melalui proses review dan pengujian untuk memastikan fungsi berjalan sesuai kebutuhan.

6. Pendampingan

Setelah implementasi, proses pendampingan dilakukan agar sistem dapat digunakan secara optimal dan dapat dikembangkan ketika kebutuhan perusahaan berubah. Pendekatan pengembangan dan pendampingan seperti ini juga menjadi bagian dari layanan Afindo.

Pengalaman Afindo dalam Menangani Kebutuhan Sistem Karyawan

Kebutuhan workforce management bukan sekadar persoalan membuat aplikasi absensi. Afindo Informatika pernah menangani kebutuhan pengelolaan karyawan yang membutuhkan integrasi antara absensi, jadwal kerja, dan informasi penggajian melalui aplikasi yang dirancang mengikuti kebutuhan operasional perusahaan.

Salah satu implementasinya adalah sistem untuk PT Inlife, yang mencakup absensi dengan Face Recognition, akses jadwal shift, serta informasi penggajian dalam satu aplikasi. Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa sistem pengelolaan karyawan dapat dikembangkan bukan hanya sebagai alat pencatat kehadiran, tetapi sebagai bagian dari ekosistem operasional perusahaan.

Mengapa Sistem Custom Dapat Menjadi Pilihan untuk Multi-Site dan Multi-Shift?

Sistem custom memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk menentukan bagaimana sistem bekerja. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh antara lain:

• Lebih sesuai dengan proses bisnis
  Alur sistem dapat mengikuti SOP dan kebijakan perusahaan.
• Lebih fleksibel
  Fitur dapat dikembangkan berdasarkan kebutuhan operasional.
• Dapat disesuaikan dengan struktur organisasi
  Hak akses dapat dibuat berbeda untuk karyawan, supervisor, HR, hingga manajemen.
• Mendukung perkembangan perusahaan
  Sistem dapat dikembangkan kembali ketika jumlah site, karyawan, atau kebutuhan bisnis bertambah.
• Data lebih terintegrasi
  Informasi dari berbagai proses dapat dikelola dalam satu ekosistem sistem.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Workforce Management System?

Perusahaan dapat mulai mempertimbangkan sistem workforce management ketika mengalami beberapa kondisi berikut:

• Memiliki banyak lokasi operasional.
• Menggunakan sistem kerja multi-shift.
• Jumlah karyawan terus bertambah.
• Data absensi masih dikelola secara manual.
• Jadwal kerja sering berubah.
• Proses approval masih menggunakan WhatsApp atau dokumen.
• Supervisor harus mengirim laporan secara manual.
• HR membutuhkan waktu lama untuk menggabungkan data.
• Manajemen kesulitan mendapatkan informasi operasional secara cepat.

Jika beberapa kondisi tersebut terjadi secara bersamaan, digitalisasi workforce management dapat membantu perusahaan membangun proses kerja yang lebih terstruktur.

Mengelola tenaga kerja dalam skala multi-site dan multi-shift membutuhkan lebih dari sekadar sistem absensi. Perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menghubungkan data karyawan, jadwal kerja, absensi, aktivitas operasional, approval, dan pelaporan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Tidak ada satu sistem yang pasti cocok untuk semua perusahaan. Setiap organisasi memiliki struktur, SOP, pola kerja, dan kebutuhan yang berbeda. Karena itu, sistem custom dapat menjadi solusi ketika perusahaan membutuhkan aplikasi yang benar-benar mengikuti proses bisnisnya.

Dengan pengalaman lebih dari dua dekade dalam pengembangan sistem informasi custom dan pengalaman menangani berbagai kebutuhan digitalisasi organisasi, Afindo Informatika siap membantu perusahaan merancang dan mengembangkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Afindo telah mendampingi digitalisasi lebih dari 1.000 organisasi serta mengembangkan solusi desktop, web, dan mobile, bahkan berbasis IoT yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Memiliki kebutuhan operasional multi-site atau multi-shift yang membutuhkan sistem khusus? Konsultasikan proses bisnis Anda bersama Afindo Informatika untuk menemukan solusi digital yang sesuai.